Le secrétariat indépendant, c’est quoi ?
Il s’agit des tâches de secrétariat – ou d’assistanat – assurées par une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d’entreprise, qui travaille soit dans les locaux d’une « entreprise-cliente », soit – le plus souvent – en télétravail.
Qui sont les télésecrétaires indépendantes ? Au service de qui ?
De formation Bac ou Bac +2, voire plus, elles sont rarement débutantes, plusieurs années d’expérience en entreprises leur ont appris les ficelles du métier. Le secrétariat étant un vaste domaine, certaines secrétaires sont spécialisées dans le juridique, le médical, les assurances, l’industrie…
Avantages d’avoir recours à une télésecrétaire
• L’entreprise n’a pas forcément une charge de travail qui nécessite l’embauche d’une salariée, même à mi-temps. Une télésecrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers.
• Sauf cas spécifique, il n’y a pas de d’engagement dans la durée : si une convention a été signée, elle a pour but d’avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations. L’entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le « partenariat ».
• Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d’un intérimaire ou de l’embauche d’un salarié. Il n’y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer, etc.
• L’entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique. Voilà moins de frais de fonctionnement.
• Une pointe d’écologie : qui dit travail à domicile, dit moins de déplacement et moins de CO². S’il faut avoir recours à un coursier pour déposer des dossiers urgents, d’autres solutions vertes se développent telles que les entreprises de coursiers à vélo.
Les freins au télésecrétariat indépendant
• La confidentialité et la confiance : Une entreprise hésite à donner accès à des documents confidentiels à des prestataires externes. Le fait de ne pas faire partie de la même société, de ne pas être dans les mêmes locaux que « l’entreprise cliente » peut être perçu comme un frein. Il faut instaurer une relation de confiance. Des contrats de confidentialité peuvent être établis.
• De la même façon, lorsqu’une télésecrétaire travaille de façon régulière avec un client, elle comptabilise ses heures, et l’entreprise cliente peut difficilement contrôler les heures effectives. La confiance là aussi est essentielle.
• Un responsable hiérarchique peut obliger son assistante salariée à laisser tomber provisoirement ses dossiers en cours pour donner priorité à une tâche urgente. Chose plus difficile à exiger d’un prestataire externe qui décide de l’urgence en fonction de ses clients respectifs.
• Les relations avec une télésecrétaire sont un plus distantes qu’avec une assistante dans le bureau d’à côté. Certains employeurs préfèrent une relation « classique ».
En conclusion, les avantages sont plus nombreux et ont leur importance. La confiance est une valeur qui se gagne même lorsqu’on recrute un salarié. Le secrétariat indépendant semble avoir de beaux jours devant lui mais mérite encore d’être mieux connu.